Isikuandmete töötlemine

• Miks ja mis ulatuses töödeldakse Teie isikuandmeid?
  
  Paide Linnavalitsus kui ametiasutus (edaspidi linnavalitsus) töötleb isikuandmeid vastavalt isikuandmete töötlemise põhimõtetele ja lähtudes Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusest (EL) 2016/679 (edaspidi isikuandmete kaitse üldmäärus), isikuandmete kaitse seadusest, avaliku teabe seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
  Linnavalitsus töötleb isikuandmeid, sest töötlemine on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks (eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest tulenevate eesmärkide täitmiseks). Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest, sh arvestades isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 5 lõike 1 punktist c tulenevast võimalikult väheste andmete kogumise põhimõtet,  töötleb linnavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.
  
  Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta. Isikuandmete töötlemine on isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, nagu kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine.
  
  Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul Teie enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne) või pöördumine linnavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Teie algatuse või osaluseta töötleb linnavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks.
   
• Mis ulatuses Teie isikuandmeid avalikustatakse?
  
  Isikuandmeid avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Lähtudes avaliku teabe seaduse §-st 28 on linnavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest avalikustada linna veebilehel või muul viisil teha kättesaadavaks.
  
  Eraisikute kirjad registreeritakse Paide Linnavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikule vaatele on kõikidel juurdepääs Paide Linnavalitsuse avalikus dokumendiregistris.
  
  Avaliku teabe seaduse § 12 lõike 3 kohaselt kantakse dokumendiregistrisse saabunud ja väljastatud dokumentide kohta järgmised andmed:
  
  1. kellelt on saabunud või kellele väljastatud;
  2. saabumise või väljastamise kuupäev;
  3. mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult);
  4. dokumendi rekvisiidid;
  5. dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);
  6. dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.
  
  Dokumendiregistri avalikus vaates kuvatakse eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirja saatjaks või saajaks on teine ametiasutus või juriidiline isik, on avalikus vaates näha asutuse nimi ning ka dokumendi allkirjastaja nimi.
  
  Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele § 23 lõigetele 1 ja 5, § 31 lõikele 1, § 51 lõigetele 6 ja 7 avaldatakse linnavolikogu ja linnavalitsuse määrused Riigi Teatajas. Linnavolikogu määrused, otsused ja istungite protokollid ning linnavalitsuse õigusaktid ja istungite protokollid on kättesaadavad kõigile Paide Linnavalitsuse avalikus dokumendiregistris.
  
  Kui õigusakti või protokolli sisu on asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, siis õigusakti või protokolli ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.
  
  Vastavalt haldusmenetluse seaduse §-le 31 on linnavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa avaldada kas üleriigilise levikuga ajalehes või ametlikus väljaandes Ametlikud Teadaanded. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui
  
  1. dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
  2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi või elektronposti aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada või kui füüsiline isik ei kinnita elektrooniliselt edastatud dokumendi kättesaamist ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
  3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.
  
  Vastavalt avaliku teabe seadusele andmekogudes, mille pidaja on linnavalitsus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.
   
• Kui kaua säilitatakse Teie isikuandmeid?
  
  Isikuandmetega dokumente säilitatakse linnavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Asjaajamisest väljunud dokumentide andmeid salvestatakse linnavalitsuse arhivaari poolt arhivaalide loetelus.
  
  Linnavalitsus juhindub isikuandmete säilitamisel isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 5 lõike 1 punktist b tulenevast eesmärgi piirangu põhimõttest ning säilitab isikuandmeid kujul, mis võimaldab andmesubjekte tuvastada ainult seni, kuni see on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks isikuandmeid töödeldakse. See eeldab eelkõige, et tagatakse isikuandmete säilitamise aja piirdumine rangelt minimaalsega.
   
• Milliseid isikuandmeid edastatakse kolmandatele isikutele?
  
  Linnavalitsus on kohustatud võimaldama juurdepääsu tema valduses olevale teabele seaduses sätestatud korras. Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35. Linnavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.
  
  Kui Te soovite teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis linnavalitsus kontrollib, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastab linnavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda küsida.
   
• Kuidas saate tutvuda enda kohta käivate isikuandmetega?
  
  Isikuandmetega tutvumiseks või teabe saamiseks peate esitama linnavalitsusele pöördumise kas paberil või elektroonilisel. Isikuandmetega tutvumiseks peab linnavalitsus olema veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on linnavalitsusel õigus nõuda Teie isiku tuvastamiseks vajaliku täiendava teabe esitamist. Teie pöördumisele vastatakse mõistliku aja jooksul (hiljemalt ühe kuu jooksul). Linnavalitsusel on võimalik vastamise tähtaega pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel kahe kuu võrra, võttes arvesse pöördumisele vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Linnavalitsus teavitab Teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest ühe kuu jooksul alates pöördumise saamisest. Kui linnavalitsus keeldub pöördumisele vastamisest, siis teatab ta Teile viivituseta ja hiljemalt ühe kuu jooksul alates pöördumise saamisest põhjused.

Millised on Teie õigused?

• Õigus tutvuda enda andmetega
  
  Teil on õigus saada linnavalitsuselt kinnitus selle kohta, kas teid käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse, ning sellisel juhul tutvuda isikuandmete ja teada saada: 1) milliseid isikuandmeid teie kohta linnavalitsuses kogutakse ja on kogutud; 2) millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes teie andmeid töödeldakse; 3) millistele isikutele või asutustele on teie isikuandmeid edastatud.
   
• Õigus andmete parandamisele ja kustutamisele
  
  Teil on õigus nõuda, et linnavalitsus parandaks põhjendamatu viivituseta Teid puudutavad ebaõiged isikuandmed. Võttes arvesse andmete töötlemise eesmärke, on Teil õigus nõuda mittetäielike isikuandmete täiendamist, sealhulgas täiendava õiendi esitamise teel. Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui meil ei ole Teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust. 
   
• Õigus esitada vastuväiteid
  
  Juhul kui Teie hinnangul on linnavalitsus kogunud või kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on Teil õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.
  
  Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15-22, millega saate tutvuda siin.
   

• Kelle poole pöörduda?
  
  Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate küsimuste korral saate pöörduda juristi poole, kes täidab andmekaitsespetsialisti ülesandeid, e-posti aadressidel paide@paide.ee. Samuti on Teil võimalik esitada kirjalik taotlus või teabenõue aadressil Keskväljak 14, Paide linn, Paide linn, Järvamaa või tulla tutvuda enda isikuandmetega koha peal.